AUTOMATISIERUNG
KI-Prozessautomatisierung für KMU
Vom manuellen Ablauf zum automatisierten Standard. Ein Workflow, sauber gebaut, getestet und dokumentiert übergeben — in 2 bis 4 Wochen.
Woran man einen guten Kandidaten erkennt
Nicht jeder Prozess lohnt die Automatisierung. Diese fünf Merkmale zusammen sind ein verlässliches Signal:
Er wiederholt sich
Mindestens wöchentlich, besser täglich. Einmal im Quartal automatisiert man nicht.
Er ist regelbasiert
Es gibt eine beschreibbare Logik — auch wenn sie bisher nur im Kopf von jemandem existiert.
Er kostet spürbar Zeit
Ab etwa zwei Stunden pro Woche rechnet sich der Bau meist innerhalb eines Jahres.
Fehler sind teuer oder peinlich
Zahlendreher in Angeboten, vergessene Nachfassungen, doppelte Datensätze.
Er nervt
Kein weiches Kriterium. Prozesse, die niemand machen will, werden schlecht gemacht.
Typische Workflows
Angebotsprozess
Anfrage kommt rein, Daten werden strukturiert, Angebotsentwurf entsteht, Nachfassung wird terminiert.
Onboarding
Neuer Kunde oder neue Mitarbeiterin — Konten, Zugänge, Checklisten, Erinnerungen laufen automatisch an.
Support-Triage
Eingehende Anfragen werden klassifiziert, priorisiert und der richtigen Person zugewiesen.
Reporting
Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen, aufbereiten, terminiert versenden.
Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare auslesen und ins Zielsystem übergeben.
Content-Prozesse
Entwürfe vorbereiten, Freigaben einholen, Veröffentlichung und Verteilung steuern.
Was ich bewusst nicht automatisiere
- Entscheidungen über Menschen. Bewerberauswahl, Kündigungen, Bonitätsbewertung. Das sind Hochrisiko-Anwendungen nach EU-KI-VO — mit gutem Grund.
- Prozesse, die niemand versteht. Ein kaputter Ablauf wird durch Automatisierung nur schneller kaputt. Erst aufräumen, dann bauen.
- Kundenkommunikation ohne Kontrolle. KI darf Entwürfe schreiben. Absenden ohne menschliche Freigabe ist ein Reputationsrisiko.
- Alles, was sich nicht rechnet. Wenn der Bau teurer ist als drei Jahre Handarbeit, sage ich ab.
Der Ablauf
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Wir prüfen, ob ein Kandidat da ist und ob sich der Bau rechnet.
Prozessaufnahme
Der Ablauf wird aufgezeichnet, wie er wirklich läuft — inklusive der Ausnahmen, die nirgends dokumentiert sind.
Bau
n8n, APIs, wo sinnvoll KI-Bausteine. Zwischenstände sichtbar, keine Blackbox.
Test mit echten Daten
Parallelbetrieb: Automatisierung und Handarbeit laufen nebeneinander, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
Übergabe
Dokumentation, Einweisung, Fehler-Runbook. Ihr könnt den Workflow danach selbst ändern.
Womit gebaut wird
Offene Standards statt proprietärer Plattform. Der Betrieb läuft auf eurer Infrastruktur oder auf einem EU-gehosteten Server — kein Zwang zu einem SaaS-Abo, das in zwei Jahren die Preise verdoppelt.
Was es kostet
KI-Klarheit-Audit
750 € netto
2 Stunden Workshop plus schriftliche Auswertung. Drei Use Cases, die sich rechnen — und drei, die ihr lassen solltet. Der richtige Einstieg, wenn noch unklar ist, wo man ansetzt.
Pilot-Automatisierung
4.500–9.000 € netto
Ein Workflow von der Aufnahme bis zur Übergabe, inklusive Dokumentation und ausgewiesenem Zeitgewinn pro Monat. 2 bis 4 Wochen.
Preise sind Anker, keine Festpreise — der genaue Rahmen steht nach der Prozessaufnahme fest. Fördermöglichkeiten prüfen wir im Erstgespräch mit.
Häufige Fragen
Was kostet eine Pilot-Automatisierung?
Je nach Komplexität 4.500 bis 9.000 € netto. Darin enthalten: Prozessaufnahme, Bau, Test mit echten Daten, Dokumentation und Übergabe. Wenn im Erstgespräch klar wird, dass sich der Prozess nicht rechnet, sage ich das — und wir lassen es.
Braucht es dafür KI?
Oft nicht. Ein großer Teil dessen, was Unternehmen als KI-Projekt anfragen, ist klassische Automatisierung: Daten von A nach B, Regeln anwenden, Benachrichtigung auslösen. Das ist billiger, stabiler und besser nachvollziehbar. KI kommt dort dazu, wo unstrukturierter Text, Klassifikation oder Zusammenfassung im Spiel ist.
Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?
Jeder Workflow bekommt Fehlerbehandlung und Benachrichtigung. Der manuelle Weg bleibt immer möglich — ein Prozess, der ohne Automatisierung stillsteht, ist schlecht gebaut. In der Übergabe gehört dazu, wer im Fehlerfall was tut.
Sind wir danach von euch abhängig?
Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Gebaut wird auf n8n und offenen APIs, die Workflows laufen auf eurer oder auf EU-Infrastruktur, die Dokumentation ist vollständig. Ein Support-Vertrag ist optional, kein Zwang.
Wie lange dauert das?
Ein Pilot-Workflow: 2 bis 4 Wochen ab Prozessaufnahme. Der Löwenanteil ist nicht das Bauen, sondern das Verstehen des tatsächlichen Ablaufs — inklusive der Ausnahmen, die niemand aufgeschrieben hat.
Passt dazu
Prozess besprechen
Bringt einen Ablauf mit, der euch regelmäßig Zeit kostet. In 30 Minuten sagt sich ziemlich verlässlich, ob sich der Bau lohnt.